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Productividad vs Movilidad
Si has leído el libro Los Secretos del Software Industrial, sabrás que hablo en bastantes ocasiones de la importancia de la movilidad en nuestro trabajo. Si queremos ser productivos y ofrecer la máxima calidad a nuestros clientes, debemos apostar por herramientas de calidad disponibles a cualquier hora y en cualquier sitio.
Es verdad que hoy día existen múltiples opciones, pero para mí, Microsoft 365 Empresa Estándar es el que mejor se adapta a las empresas de software industrial, por el tipo de aplicaciones que incluye, a destacar: Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, Outlook, Teams, Turnos, Planner, ToDo, Booking, Whiteboard, entre muchas otras, y la disponibilidad de éstas tanto en PC como en dispositivos móviles.
Una licencia de usuario te permite tener instaladas las aplicaciones de Office en 5 teléfonos, 5 tabletas y 5 equipos PC o Mac, por lo que disponer de un smartphone potente te permitirá gestionar tu empresa y/o proyectos desde cualquier lugar y en cualquier momento.
En la primera parte de este artículo te voy a comentar algunas (no todas) de las aplicaciones que incluye Microsoft 365 Empresa Estándar que son fundamentales para la mejora de la productividad de las empresas de software industrial.
En la segunda parte, voy a presentarte los cálculos económicos simples para descubrir si Microsoft 365 Empresa Estándar sale a cuenta o no.
¡Vamos a ello!
Las Aplicaciones de Microsoft 365 Empresa Estándar
Aplicaciones Office
Microsoft 365 Empresa Estándar incluye el paquete de aplicaciones Office: Outlook, Word, Excel, PowerPoint.
Con Word puedes crear desde un simple formulario, hasta todo un libro, pasando por todos los documentos necesarios en un proyecto: oferta, especificaciones técnicas, manuales de usuario, etc. No me voy a extender en las capacidades de la herramienta porque son casi infinitas y muy conocidas: plantillas de estilo corporativas, tablas de contenido automáticas, referencias, citas, bibliografía, envíos masivos de email, etc.
Excel es fundamental para el cálculo de costes, control económico del proyecto, partes de trabajo, estadísticas y muchas otras utilidades más, siendo probablemente la aplicación más versátil que existe en el mercado.
Si hablamos de PowerPoint, seguramente te venga a la mente el concepto Presentación, pero la realidad es que se trata de una herramienta que sirve para infinidad de usos además de las presentaciones, claro. Con PowerPoint puedes crear ebooks, puedes preparar los bocetos de tus aplicaciones de escritorio, web o móvil con la opción Guiones Gráficos, puedes hacer organigramas, diagramas de flujo, manuales de formación. Por poder, hasta puedes grabar vídeos para tus formaciones o presentaciones online, con o sin audio y con subtítulos automáticos gracias al reconocimiento de voz incorporado.
¿Conoces SoftInd Tool Box?
Es un repositorio de guías y plantillas diseñadas para empresas de software industrial que cubren el ciclo de vida de cualquier proyecto y que te ayudan en la gestión de tu empresa.
Estas guías y plantillas se convertirán en tu caja de herramientas imprescindible, para AHORRAR tiempo y dinero en la gestión de tus proyectos de software industrial.
Correo y Calendario
Microsoft 365 Estándar incluye Exchange y Outlook, lo que te permite disponer de servicios profesionales, con tu propio dominio, protegiendo el correo de software malintencionado, correo no deseado y amenazas conocidas.
Cada usuario cuenta con un buzón de 50GB. Podrá administrar el calendario, compartir su disponibilidad, programar reuniones y recibir avisos.
Podrás crear listas de distribución para proyectos, direcciones genéricas como info@ o ventas@, etc.
Outlook y Calendario se integran perfectamente con Teams. Puedes convocar una reunión en Teams y automáticamente te aparecerá en el calendario del Outlook o bien, convocarla en Outlook y la verás en Teams.
Almacenamiento Compartido en la Nube
Con OneDrive, cada usuario dispone de 1TB de almacenamiento, más que suficiente para la gestión y administración de todos tus proyectos, ya que el código fuente lo guardaremos en nuestro repositorio de GitLab.
En cuanto guardes un documento en la nube, automáticamente se te actualizará en los dispositivos que tengas sincronizados.
Podrás compartir archivos con personas externas de la organización enviándoles un enlace o bien proporcionándoles un acceso de invitado. Esta es una opción muy interesante para compartir con tu cliente un repositorio con todos los entregables del proyecto.
Planificación y Tareas
Planner y To Do son dos aplicaciones incluidas en la suscripción que te permitirán gestionar la planificación de todos tus proyectos, tanto internos, como de clientes. Son dos herramientas, junto con Teams, imprescindibles para la mejora de tu productividad. Si te he de ser sincera, desde que uso estas herramientas, no he vuelto a usar Microsoft Project que, por cierto, debe comprarse a parte.
Planner es una herramienta de planificación tipo tablero Kanban que, obviamente, se integra con el resto de las aplicaciones de Microsoft 365. Permite a tu equipo crear planes, organizar y asignar tareas, compartir archivos, chatear sobre el trabajo y estar al día del progreso fácilmente con sus informes gráficos integrados sobre el estado de las tareas. Cada vez que asignes una tarea a un miembro de tu equipo o lo agregues a una conversación, éste recibirá una notificación por correo electrónico.
Microsoft To Do es una aplicación de gestión de tareas, como su nombre indica. Cualquier tarea que se te haya asignado a través del calendario, correo electrónico, Planner o Teams, te aparecerá en To Do. Obviamente, también puedes añadir tareas desde la aplicación.
Puedes centrarte en completar las tareas importantes cada día con Mi día, que incluye sugerencias inteligentes y personalizadas para actualizar tu lista de tareas pendientes diarias. También puedes desglosar las tareas en pasos simples, agregar fechas de vencimiento y definir avisos para llevar un seguimiento de las tareas.
Comunicación
Con el confinamiento debido al COVID-19 hemos visto cómo se disparaban las reuniones en remoto, las videoconferencias, las formaciones a distancia y muchas otras soluciones basadas en la transmisión de vídeo en directo.
Muchas empresas andaban locas buscando una herramienta fácil de usar y asequible en coste, como por ejemplo Zoom. Sin embargo, si estás pensando en adquirir Microsoft 365 Empresa Estándar o ya lo has adquirido, debes saber que viene con Microsoft Teams incorporado, que no sólo te permite hacer reuniones online y videollamadas (hasta 250 usuarios) sino que también cuenta con otras funciones como el chat privado, la telefonía IP o la gestión de turnos, además de integraciones con terceros.
El chat privado es como WhatsApp o Slack en cuanto a prestaciones, ya que no sólo puedes conversar, sino que también puedes compartir enlaces, audio, vídeo, documentos y emoticonos, pero con garantía privacidad, algo que se ha cuestionado mucho sobre WhatsApp y que seguramente tu gestor de GDPR te habrá recomendado no utilizar.
Gestión de Turnos, Ausencias y Control Horario
Con Microsoft Teams viene integrada la aplicación Turnos que te permite gestionar los turnos del personal, por ejemplo, durante la fase de seguimiento de un proyecto. Los miembros de tu equipo estarán conectados y sincronizados a través de sus dispositivos móviles. Los administradores crean, actualizan y administran las programaciones de los turnos. Pueden enviar mensajes a una persona o todo el equipo. También pueden enviar documentos, boletines de noticias y videos. Los empleados ven sus próximos turnos, pueden ver quién más está programado para el día y pueden solicitar intercambiar u ofrecer un turno.
Con turnos también puedes gestionar las ausencias. Viene predefinida con las habituales (vacaciones, baja por maternidad, enfermedad) aunque puedes añadir las que quieras. Los miembros de tu equipo hacen la solicitud y los administradores las aprueban o rechazan.
Por si no fuera suficiente, también incluye un reloj de fichar para el control horario, permitiendo a los usuarios registrar las entradas, salidas y descansos desde el móvil (con o sin detección de ubicación vía GPS, tu decides). Como administrador te podrás descargar los informes de tiempo de los empleados, las horas de entrada y salida de los empleados y los turnos programados.
El pasado 12 de mayo entró en vigor el decreto-ley de Control Horario por el cual se establece que todas las empresas deben implementar un sistema de control horario para todos los trabajadores. No cumplir con esta obligación puede suponer sanciones económicas que van desde los 60 hasta los 188.000 €, en función de la gravedad.
En fichaje en nuestro sector, dado el alto nivel de movilidad, es poco menos que imposible por lo que muchas empresas se decidieron por preparar listas manuales y remitirlas a su gestor. Otras muchas decidieron adquirir sistemas de control de accesos, tanto físicos como virtuales basados en el móvil, sin saber que ya tenían una aplicación para ello en su suscripción de Microsoft 365 Empresa Estándar: Microsoft Turnos.
Citas y Reservas
La suscripción de Microsoft 365 Empresa Estándar también incluye la aplicación Bookings, equivalente a Calendly. Se trata de una aplicación que te permite programar reuniones o reservar servicios con tus clientes sin tener que enviar decenas de correos.
Sólo tienes que configurar el aspecto de la web, los servicios, las personas que prestarán dicho servicio y las horas disponibles. El cliente accede a la web donde se le muestra el calendario y selecciona el servicio, la persona y el día y la hora que le conviene. La reserva aparecerá en tu calendario (Outlook y Teams).
Actualmente, el pago online desde bookings sólo está disponible en USA, Canadá y México pero está previsto que poco a poco se vaya implementando en otros países. En cuanto nos llegue, podremos fácilmente vender servicios de consultoría y soporte técnico desde Internet en cuestión de minutos.
Pizarra Digital
Microsoft Whiteboard es una pizarra digital ideal para reuniones de tipo lluvia de ideas, formaciones y demás, que se integra con Teams y, por tanto, es una nueva herramienta colaborativa y de acceso remoto.
Dispone de varias plantillas prediseñadas: lluvia de ideas, reuniones efectivas, KANBAN sprint planning, análisis DAFO, resolución de problemas, planificación de proyectos, retrospectiva, hitos de proyecto, etc.
También puedes utilizarla como una pizarra cualquiera, don de incluir texto, imágenes, trazos a mano alzada, etc.
Portal de Vídeo Colaborativo
La suscripción Microsoft 365 Empresa Estándar también te incluye la aplicación Stream, que viene a ser un YouTube privado: un repositorio de videos para compartir con tus empleados y hacer eventos en directo para un máximo de 10.000 asistentes.
El gran inconveniente que tiene Stream es que a día de hoy no se puede compartir con personas ajenas a tu organización, con lo que de poco nos sirven los 10.000 asistentes. Microsoft lleva tiempo trabajando para abrir Stream a cuentas externas y es muy probable que a lo largo de este año se elimine este inconveniente.
Red Social Corporativa E Intranet
Con Microsoft 365 Empresa Estándar dispones de la aplicación Yammer que no es más que una red social privada, a la que únicamente pueden acceder los miembros de tu organización y con la que podrás hospedar eventos para toda la empresa y poner al día a tu equipo sobre anuncios y noticias importantes.
Combinando Yammer y SharePoint podrás crear un intranet, con todas las prestaciones necesarias con suma facilidad.
Y Más
Con Microsoft Forms, SharePoint, PowerApps y Power Automate podrás simplificar y automatizar procesos, agilizar los flujos de trabajo, realizar encuestas y cuestionarios para distribuirlos online y ejecutarlos desde cualquier navegador web, incluso podrás crear aplicaciones móviles de gestión sin picar una sola línea de código.
Y eso no es todo. Tienes la posibilidad de añadir complementos de otros fabricantes (algunos gratis y otros de pago) para conectar Microsoft 365 Empresa Estándar con otras aplicaciones (Trello, Zoom, Evernote, Wikipedia, …). En el momento de escribir este artículo hay disponibles casi 3.000 complementos.
Hablemos de Costes
Como has podido ver, las posibilidades son casi infinitas pero seguro que te estás planteando que algo así debe tener un precio imposible de asumir por un autónomo o PYME. Pues la verdad es que no. Microsoft 365 Empresa Estándar tiene un coste de 10,5€/usuario y mes (pagado anualmente y sin IVA).
La gran pregunta es ¿Me sale a cuenta? A continuación, te presento un cálculo simple que yo me hice en su momento para valorar si me merecía la pena o no el gasto.
Si buscas el precio del paquete Office Profesional 2019 verás que vale 579,00 € por usuario y no te da derecho a acceder a las nuevas versiones de Office.
Si ahora coges el precio de la suscripción Microsoft 365 Empresa Estándar (10,5 €) y lo multiplicas por 12 meses, obtendrás un coste de 126 €. Esto significa que deben pasar 4,6 años para llegar a pagar el coste de la licencia Office Profesional siendo que el periodo de vida de cada versión del producto es inferior a ese tiempo (¿unos 2 años?). Es decir, o acabas pagando una cantidad indecente en licencias para estar al día o te conformas con la obsolescencia del producto.
A todo esto, deberías añadirle otras suscripciones para alcanzar el nivel de servicio de Microsoft 365 Empresa Estándar como son Zoom (18.99€/usuario mes), DropBox, (9,99 €/usuario mes), Calendly (12€/usuario mes), hosting con correo Exchange (sobre los 60€/mes), etc.
Como ves, alcanzar los servicios que te ofrece Microsoft 365 Empresa Estándar con otros servicios es mucho más caro y, además, no es fácil conseguir que estas aplicaciones hablen las unas con otras. Si le, sumas el ahorro por aumento de productividad (que puede llegar a ser, tranquilamente, de un 50-60% en determinados procesos internos) llegas a la conclusión que invertir en Microsoft 365 Empresa Estándar es lo mejor que puedes llegar a hacer.
Cómo adquiero Microsoft 365 Empresa Estándar
Puedes adquirir la suscripción en cualquier proveedor ya que en todos deben cobrarte la misma cuota pues los precios los marca Microsoft. Yo te recomiendo Arsys. Es un proveedor ubicado en Logroño, con soporte en Español, cuya reputación está más que probada. Además, cuentan con una oferta de 30 días gratis. Puedes contratarlo en la dirección https://www.arsys.es/office.
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